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浪费时间的原因
一个群体,一个团队的士气是否高昂,彼此之间的融洽度是不是良好,一个重要的原因就是沟通,沟通不良是造成浪费时间的原因。 1.不明白事情的重要性
上例中那个秘书主动承揽了一些事情,但她不明白事情的重要性,没有去沟通,造成了一些不好的影响。
2.没有时间
没有安排时间,让大家通过会议或是通过工作以外的时间来沟通,大家彼此表述一下对工作、对目标的一些看法。往往是你做你的,我做我的,彼此之间没有互通信息,甚至也不知道如何去协调。一个团队沟通不良,这个单位的主管要负完全责任。
3.没有倾听
没有学习倾听,每个人的工作都是绝对的重要,你说你的重要,我说我比你的还重要,那到底谁最重要呢?所以不知道事情的重要性,因为没有安排时间来沟通,大家对事情不了解,就是没有所谓的倾听。要知道,上帝给你两只耳朵,就是要让你多去听听别人的意见。
4.沟通的目的不明确
有沟通但不知道沟通的目的是什么,为什么事情而去交流、交换信息,或者说是去协调。沟通目的不明确也会造成时间浪费。
5.时机不当
有时候地点不对,方式不对,人不对,时机不当也很难沟通。
6.沟通的机会不够
沟通的机会不够,彼此之间在有些事情上经过日积月累,往往会有一些不良的因素存在,因此要制造便于沟通的机会。一个企业最大的责任是在做到为社会尽责任的,同时,它也在追求利润最大化,而追求利润最大化和尽到社会的责任都有一个目的,就是要让这个团队更具生产力和凝聚力,因此把时间安排好,让员工了解沟通的重要性就很重要。
解决的方法
沟通的方式有很多,有电话沟通、口头沟通、文字沟通、信件沟通等方式。训练或者培育一个人沟通的技巧,改善沟通的步骤,关键是如何去沟通,怎样去运用沟通的工具。不管用电话也好,语言也好,文字也好,应该选择什么方法和步骤,要仔细思考。
1.学习改善沟通的技巧
(1)学会倾听
在沟通不良造成浪费时间的时候,你要学习的是做一位好听众,这对每一个人都很重要。团队成员中每一个人的工作都是非常重要的,各有各的难度,但是彼此之间应该都有一个共同的目标,就是希望让这个团队、让这个公司更好。每一个人首先要学习的是接纳别人和尊重别人,做一个好听众。
(2)使用恰当的字眼
沟通时要使用恰当的字眼。
例如总务部的一个职员,马上要买一件东西,首先得到上级批示,然后去取款。假设你是一个财务人员,在取款的过程中,可能是程序错了,或者步骤错了,不能取款。如果你对他说:不行,没有签字就不能取款。那样就造成了沟通不良。使用恰当字眼,你就应该学习这样说:我非常理解你的难处,同时我也知道这个事情对你的重要性,我只是做个建议,您不妨再让你的经理签个字,如果没有问题我们马上就拨款。
(3)运用非语言式的沟通
天下有三大利器,舌尖、笔尖、刀尖。人们常常都是靠语言,但是除了语言以外还有很多可以沟通的方式,例如你可以用善意的微笑,这也是最好的沟通方式。
2.改善沟通技巧的步骤
首先弄清目的。如果你不清楚自己为什么要传达这个信息,就会表现出一种没有把握的态度而破坏了沟通的进行。
选择适当的渠道。可以用口语沟通,电话沟通,也可以发一个E-mail沟通,甚至可以私下喝杯咖啡来沟通。
尽可能以最少的干扰选择适合接收者接收的信息。传达信息特别重要的是注意自己的用字措辞,要求对方给予反馈,做个好听众,排除偏见,以开放的心态去跟别人谈话。
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