2005年，OA（办公自动化）的易用性成为业内关注的焦点，并与协同性一起成为OA阵营的两大支撑力量。近来，易用性OA的代言人新思创又抛出了新的理念：易用性即执行力，是说易用性让客户更容易、更迅速、更彻底的使用OA，一方面提高了对OA系统的执行力，另一方面提高了对工作的执行力。

      中国的信息化最先武装到的就是办公室等行政办公岗位，经过十多年的发展， OA软件的应用已具有了较为有利的硬件环境，成为了相当一部分企业的基本应用。与此同时，一部分企业则苦恼着应用难度大，无法在企业内普及应用，问题究竟出在哪？

    通过和全国数百家用户的接触，新思创发现，易用性是用户应用的基础，易用性的缺失，造成诸多企业不敢尝试，或者在尝试下难以进行深入地运用甚至最终放弃。大多OA软件的易用性严重欠缺，被赋予的思想以及所安排的操作模式过于复杂和不合理是造成应用困难的一个重要原因。 

    从OA软件的设计来说，如果我们把这项工作看作是为OA “编写”合适的剧本，那么用户对OA的使用便可以看作是演员进行演出，OA的“易用性”则在于使用者（演员）对OA（剧本）具有很彻底的理解程度、满意程度以及使用程度。

    “演员”演出的好坏，一来根据“演员”已经具有的一些“演出”的经验常识，二来就是看这个“演员”对“剧本”的接受程度。对于像OA这样的办公软件，我们这里所设定的“演员”不可能是专业级的，晦涩难以理解、空洞无物、甚至怪异的“剧本”，演员肯定会无能为力。

    而且，“编剧”也不能够象对待专业演员那样对用户有过多的要求，否则势必打击他们的积极性，导致这些“演员”——应用者们打退堂鼓。演出的成功与否，很大程度上就决定于“剧本”的质量，即OA软件本身。所以对OA来说，应该让“剧本”尽可能的适合“演员”，而不是让演员来适应剧本。

    什么样的“剧本”易于“演员”表演呢？新思创以为， 要保证使用者的轻松、顺利使用，OA软件本身，就应该是一个信息传达元素的集合，具有丰富的思想，应该是对人的思维习惯和对某一些行业的工作流程的把握，是使用者易理解、易应用的。

    OA软件应高度契合人的思维习惯，即符合人的应用习惯。形象地说，就像大多数人习惯用右手使筷子，您就千万不要要求大家在您家的吃饭时根据您的习惯全部改用左手。

    具体到OA软件里，比如，界面风格、操作模式统一：尽量让用户在熟悉了一个页面或功能后便能利用该功能或页面的使用方式操作其他页面和功能。

    比如，尽量利用用户已有知识：在菜单设置功能区划分等方面尽量使用Windows、Office等大多数用户已熟知并已习惯的布局方式等。

    比如，尽可能地简化和方便用户操作：提炼出最常用的功能以最醒目的颜色或其他方式放置在最醒目的位置，将有关联性的功能放置在一起方便用户选择，使用图形化用户界面让用户能在最短的时间里接收并理解信息等等。

    我们知道，公文流程定制是OA的基本功能，大多数OA在进行公文流定制时采用文字的方式显示反馈给使用者，我曾经见过使用人物图标加箭头通过拖拉的操作方式制定公文流，整个过程形象化，即使是初学者也能很快地掌握基本操作规则，令我印象非常深刻。

    OA软件同时也应该是对行业工作流程的把握。不同的行业有不同的工作流程，针对某一行业的OA应符合这个行业的绝大部分企业的习惯的工作流程。比如：对仅仅只从事国内业务的企业，在财务统计报表中，如果还必须经过各种外币换算流程，就明显画蛇添足了，只会引起使用者的反感。因此，即使是通用类型的OA软件，也要针对不同的目标客户，适当进行调整，以满足不同行业的企业的最大众和简洁的工作流程。

    用户的注意力是有限的，任何一项多余的功能都会是用户找到另外一些需要的功能的绊脚石。OA软件的设计者们在实现产品应做到的功能所做的造型努力中，应对每个功能细节的存在合理性进行分析，增加或减少任何造型元素都必须是因为使用和实用的需要。

    这是OA软件思想上必须要重视的两个方面，好的OA有了好的设计理念，被赋予了符合易用的各种思想，还应注意这些思想的表现形式——操作方式的简洁和优化。操作上的“难度系数”应尽可能地低，毕竟OA软件的应用不可能用“替身”来进行。

    说到这里，网络上比较通常的简化操作的办法：如使用TAB键切换表单域中的各输入框；使用Enter键代替确定按钮；鼠标给予视觉或听觉上的提示；尽可能早的验证用户输入数据是否合法；尽量缩短用户等待时间，如果等待时间超过3秒需要给出提示；防止页面的重复提交等等，这些在OA软件的操作设计中，都是应该进行应用或借鉴的。

    另外，可以设计为用鼠标左键就能完成的操作，千万不要既要点鼠标左键、又得点鼠标右键；可以设计为用鼠标完成的操作不要设计为还需要进行键盘操作……虽然这些都只是小细节，对于用户的使用体验却是至关重要。

    做管理的人都知道，光有好的思想，没有好的执行，一切都是空谈。对OA来说，理念虽好，却在功能、界面、流程设计上做得一塌糊涂难以使用；对企业来说，初衷虽好，却连最基本的功能都用不起来，这一切又有什么用呢？OA的理念需要设计者很好的执行，OA的使用需要用户很好的执行，这一切都需要一个前提，那就是OA的易用性。

    概念化的OA像一双漂亮的大跑鞋，对用户说，你穿上这双鞋就能得世界冠军，但是别忘了，在软件应用这一领域，中国的绝大部分用户还都是“婴儿”，根基不稳，如何来跑？

    不同的层次讲究不同的应用，易用性OA旨在让用户舒舒服服的使用，循序渐进的升级。刘翔不是打娘胎里出来就会跨栏吧，那么其他人有什么理由不认认真真、踏踏实实的积累呢？

    （本文作者为大连奥远软件有限公司 张云飞）